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Coaching Empresarial

2 pontos chave para uma reunião mais produtiva

Reuniões fazem parte da organização do nosso trabalho e da nossa equipa e o que queremos é que funcionem. Acredito que já sentiram que há reuniões mais produtivas e outras de onde não “sai absolutamente nada”. Vamos ver quais os 2 pontos chave para uma reunião mais produtiva.

Para quem lidera a reunião isto pode ser uma frustração. Mas, porque é que isto acontece? Como podemos ter uma reunião mais produtiva?

Há dois pontos fundamentais que condicionam o resultado de uma reunião: clareza nos objetivos e motivação da equipa.

Clareza nos objetivos

Uma reunião é uma tarefa como qualquer outra e por isso mesmo carece de ser planeada e estruturada. Um dos principais momentos de uma reunião é o que acontece antes dela começar, ou seja, para que uma reunião tenha resultados é preciso definir com exatidão o que se quer da reunião, fazer perguntas como:

– Que respostas quero ter ao fim destas duas horas de reunião?
– O que quero que fique definido nesta reunião?

Estas perguntas ajudam a definir a intenção da reunião, e este ponto é fundamental, tanto para quem está a liderar como para quem está a assistir. Por isso, mesmo, é uma mais valia ter esta intenção bem definida e, acima de tudo, partilha-la com os colegas que vão assistir, antes da reunião começar. Isto pode fazer-se nos minutos de inicio da reunião ou, melhor ainda, enviar um email a informar o tema da reunião, o que se quer atingir e o que deverá de ficar definido. Atenção que um tema não é um objetivo, um tema é o assunto, o objetivo é um resultado concreto que queremos atingir. Podemos atingir ou não… mas isso é avaliado depois.

Caso não exista este fio condutor a reunião pode seguir dezenas de rumos no tempo estipulado e nada fica definido. Principalmente porque a equipa nem sabe bem o que é para ficar definido. Uma reunião mais produtiva carece de um mapa em que se sabe o ponto de partida e o ponto de chegada.

É por isso que a clareza dos objetivos é importante, para que todos se foquem na mesma solução, para que o mindset da equipa esteja alinhado naquele momento para aquela tarefa.

Motivação da equipa

Cada membro de uma equipa é motivado por algo. A motivação vem de se sentirem uteis e produtivos com soluções. Daí o primeiro passo ser importante.

É bom a equipa sentir que pode contribuir para o resultado da reunião e com isso conseguir planear a sua intervenção, mais valia e contribuição para a solução.

Como sabem, cada colaborador tem um perfil e contribuirá de diferente forma para o sucesso da empresa. É por isso que perceber o que cada um tem de melhor para dar dentro de um grupo de trabalho é fundamental, algo que faço no meu programa para empresas, coaching empresarial.

No decorrer da reunião é importante que o líder tenha consciência de que sugestões pode solicitar e a quem. Motivar a equipa vem de se conhecer como ninguém cada potencial e estimular objetivos individuais a cada um. É saber como chegar à motivação de cada um, como despertar a energia de cada um, como chamar a atenção de cada um e isso acontece quando o líder da reunião percebe o que move cada pessoa que trabalha consigo.

Em suma, conhecimento máximo e definições concretas são a melhor receita e pontos chave para uma reunião mais produtiva.

Fiquem muito bem, organizem antecipadamente, foquem-se na solução e óptimas reuniões. Para verem os artigos que publico aqui no Blog sobre Coaching Empresarial podem seguir-me lo Linked In aqui.

Bárbara

Fotografia: Tiago Charrua @chrrua

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